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FAQs im Bereich Vertrieb

Können Aktivitäten vom Außendienst erfasst und terminiert werden?

Ja, über das Aktivitäten-Management Modul

Können Aktivitäten mit entsprechender Dringlichkeit erfasst und terminiert werden?

Ja, über das Status-Feld können Aktivitäten entsprechend einer bestimmten Dringlichkeit angelegt werden

Kann sich ein Außendienst-Mitarbeiter eine Liste seiner geplanten Aktivitäten anzeigen lassen?

Ja, dies funktioniert über die „Suchfunktion“. Jeder Benutzer kann definierte Suchen oder direkt definierte Suchergebnisse als „Favorit“ in seinem persönlichen „Monitor“ (Startscreen) ablegen

Können Aktivitätsarten (Anruf, Brief, Besuch, Präsentation, etc.) aus einem Katalog ausgewählt werden?

Ja, Aktivitätsarten lassen sich über eine Drop-down Liste auswählen. Dieser Katalog von Aktivitätsarten ist auch durch den Kunden selbst erweiterbar.

Werden die erfassten Aktivitäten (Termine, Aufgaben) in Microsoft Outlook übertragen?

Ja, das ist möglich. Der User kann bei jeder Aktivität selbst entscheiden, ob diese an Microsoft Exchange / Microsoft-Outlook übertragen werden soll oder nicht.

Kann eine Liste der erledigten Aufgaben (Besuche, Anrufe, etc.) angezeigt werden?

Ja, erledigte (ebenso wie offene) Aufgaben und Aktivitäten lassen sich über die „Suchfunktion“ finden. Jeder Benutzer kann definierte Suchen oder direkt definierte Suchergebnisse als „Favorit“ in seinem persönlichen „Monitor“ (Startscreen) ablegen.

Wie kann ich externe Dokumente (Word, Excel, etc.) zu einer Aktivität zuordnen?

In der Detailansicht einer Aktivität kann über die Kontextnavigation der Button „Dokumente“ ausgewählt werden. Hier werden bereits hochgeladene bzw. zugeordnete Dokumente angezeigt, ebenso lassen sich natürlich weitere Dokumente hinzufügen oder zuordnen

Können E-Mails aus der Adressmaske erzeugt werden?

Ja, ein entsprechender Button neben dem Feld E-Mail Adresse ist im ITML Standard enthalten.

Können eingehende E-Mails Kunden/Partnern zugeordnet werden?

Ja, dies ist über die Groupware Client Schnittstelle möglich. Die E-Mail wird automatisch mit Hilfe der E-Mail Adresse der Person bzw. der Firma zugeordnet und als Aktivität im System abgelegt (inkl. Einchecken von möglicherweise der E-Mail angehängten Dokumenten). Der Benutzer kann die Zuordnung zur Person/Firma manuell ändern bzw. wird das System keine Zuordnung vornehmen, wenn die E-Mail Adresse im System nicht gefunden werden kann.

Kann ich eine Gesamtübersicht über alle kundenrelevanten Daten haben?

Ja – das sog. Kundenstammblatt kann als PDF exportiert und somit auch problemlos gedruckt werden.

Können Mitarbeiter einfache Selektionen erstellen?

Ja, die Suchfunktionen (=Selektion) sind intuitiv und schnell erlernbar.

Gibt es Warnmeldungen (Terminüberschreitungen)?

Ja, standardmäßig warnt das System bei Aktivitäten, die das Erinnerungsdatum /-zeit erreicht oder überschritten haben. Weitere Warnmeldungen sind implementierbar.

Wir möchten mit PDA’s / Smartphones arbeiten, kann die Lösung solche Geräte bedienen?

Eine Integration der Termine/Aufgaben und Kontakte erfolgt über die von ITML angebotene Groupware Server-Schnittstelle

Oftmals haben wir im Außendienst keine Verbindungsmöglichkeit. Gibt es eine Offline-Lösung?

Ja, an dieser Stelle gibt es von ITML zwei verschiedene Lösungen:
Die Verwendung des ITML > Smart Business Client. Der „SBC“ ist eine komplette Offline Lösung und speziell für diese Anforderungen entwickelt. Die „kleinere“ Lösung ist durch die Verwendung eines Outlook-AddOns möglich. Hier kann der Außendienst seine Ansprechpartner, Termine und Aufgaben mit Outlook synchronisieren und über ein AddOn eigene Aktivitäten (Termine/Aufgaben) ändern und einsehen.

Welche Möglichkeiten bestehen für den Außendienst Besuchsberichte zu erfassen?

Besuchsberichte können folgendermaßen erstellt werden:
- Direkt im System eingegeben werden
- Per Dokument, welches dann zur Aktivität abgelegt wird.
- Per MS-Outlook Formular. Die Daten in diesem Formular werden in das System automatisch zurückgespielt

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